Hàm if trong excel

0
78

Hàm if trong excel là một trong những hàm phổ biến nhất, hàm này cho phép bạn thực hiện so sánh lô-gic giữa một giá trị với giá trị kỳ vọng. Ở dạng đơn giản nhất, hàm IF cho biết:

  • IF(Điều gì đó là True thì làm gì; nếu không thì làm gì khác)

Vì vậy, một câu lệnh IF có thể có hai kết quả. Kết quả đầu tiên là nếu so sánh của bạn là True, kết quả thứ hai là nếu so sánh của bạn là False.

Định nghĩa và cú pháp hàm IF trong excel

Dùng hàm IF, một trong các hàm logic để trả về một giá trị nếu điều kiện đúng và trả về giá trị khác nếu điều kiện sai.
( Áp dụng Cho: Excel 2016 Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007 Excel 2016 for Mac … )

Cú pháp hàm if

IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false])

Ví dụ:

=IF(A2>B2,”Vượt dự toán”,”OK”)

=IF(A2=B2,B4-A4,””)

Các ví dụ hàm IF đơn giản

Ô D2 chứa công thức =IF(C2=”Có”,1,2)
  • =IF(C2=”Có”,1,2)

Trong ví dụ ở trên, ô D2 cho biết: IF(C2 = Có, thì trả về 1, nếu không thì trả về 2)

Ô D2 chứa công thức =IF(C2=1,”CÓ”,”KHÔNG”)
  • =IF(C2=1,”Có”,”Không”)

Trong ví dụ này, công thức trong ô D2 cho biết: IF(C2 = 1, thì trả về Có, nếu không thì trả về Không)

Như bạn thấy, hàm IF có thể được sử dụng để đánh giá cả văn bản và giá trị. Hàm còn có thể được sử dụng để đánh giá lỗi. Bạn sẽ không bị hạn chế chỉ kiểm tra xem một nội dung có bằng một nội dung khác hay không và trả về một kết quả duy nhất, bạn cũng có thể sử dụng toán tử toán học và thực hiện tính toán thêm tùy theo tiêu chí của mình. Bạn cũng có thể lồng nhiều hàm IF với nhau để thực hiện nhiều so sánh.

Chú ý với hàm if:

Nếu bạn muốn sử dụng văn bản trong công thức, bạn cần đưa văn bản vào trong dấu ngoặc kép (ví dụ: “Văn bản”). Ngoại lệ duy nhất là sử dụng TRUE hoặc FALSE, nội dung mà Excel có thể tự động hiểu.

Cách bắt đầu hàm if

Cách tốt nhất để bắt đầu viết câu lệnh IF là suy nghĩ về điều bạn đang cố gắng hoàn thành. Bạn đang cố gắng thực hiện so sánh nào? Nhiều khi, việc viết câu lệnh IF có thể chỉ đơn giản như việc nghĩ kỹ lô-gic trong đầu: “điều gì sẽ xảy ra nếu đáp ứng điều kiện này và nếu không?” Bạn sẽ luôn muốn đảm bảo rằng các bước của mình tuân theo một trình tự lô-gic, nếu không công thức của bạn sẽ không thực hiện được như bạn nghĩ. Đây là điều đặc biệt quan trọng khi bạn tạo câu lệnh IF phức tạp (lồng nhau).

Các ví dụ khác về hàm IF

  • =IF(C2>B2,”Vượt quá Ngân sách”,”Trong Ngân sách”)

Trong ví dụ ở trên, hàm IF ở ô D2 cho biết IF(C2 Lớn Hơn B2, thì trả về “Vượt quá Ngân sách”, nếu không thì trả về “Trong Ngân sách”)

  • =IF(C2>B2,C2-B2,0)

Trong hình minh họa ở trên, thay vì trả về kết quả dạng văn bản, chúng ta sẽ trả về một phép tính toán học. Công thức ở ô E2 cho biết IF(Thực tế Lớn Hơn Dự toán ngân sách, thì lấy số tiền Dự toán ngân sách Trừ đi số tiền Thực tế, nếu không thì không trả về kết quả nào).

  • =IF(E7=”Có”,F5*0.0825,0)

Trong ví dụ này, công thức trong ô F7 cho biết IF(E7 = “Có”, thì tính toán Tổng Số tiền trong F5 * 8,25%, nếu không thì không có Thuế Bán hàng phải nộp nên trả về 0)

Phương pháp Tốt nhất – Hằng số

Trong ví dụ trước, bạn thấy cả “Có” và Mức Thuế Bán hàng (0.0825) được nhập trực tiếp vào công thức Việc đặt hằng số bằng chữ trực tiếp vào công thức thường không phải là phương thức tốt nhất (các giá trị có thể cần phải thay đổi theo thời gian) vì chúng có thể khó tìm và thay đổi trong tương lai. Sẽ tốt hơn nếu đặt hằng số vào riêng từng ô, chúng hiển thị riêng biệt nên bạn có thể dễ dàng tìm thấy và thay đổi. Trong trường hợp này thì không sao vì chỉ có một hàm IF và Mức Thuế Bán hàng sẽ hiếm khi thay đổi. Kể cả khi thuế suất thay đổi thì bạn cũng có thể dễ dàng thay đổi thuế suất trong công thức.

Các toán tử trong tính toán

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các toán tử tính toán khác nhau mà bạn có thể sử dụng trong công thức, (< nhỏ hơn, > lớn hơn, = bằng, <> khác, v.v.), hãy xem bài viết này: Các toán tử trong tính toán và mức độ ưu tiên.

Sử dụng hàm IF để kiểm tra xem một ô có trống hay không

Đôi khi bạn cần kiểm tra xem một ô có bị trống hay không, thường vì bạn không muốn một công thức hiển thị kết quả mà không có thông tin vào.


Trong trường hợp này, chúng ta sẽ sử dụng hàm IF cùng với hàm ISBLANK:

  • =IF(ISBLANK(D2);”Trống”;”Không Trống”)

Công thức cho biết IF(D2 trống, thì trả về “Trống”, nếu không thì trả về “Không Trống”). Bạn cũng có thể dễ dàng sử dụng công thức riêng của mình cho điều kiện “Không Trống”. Trong ví dụ tiếp theo, chúng ta sẽ sử dụng “” thay cho hàm ISBLANK. Ký hiệu “” về bản chất có nghĩa là “không có gì”.

  • =IF(D3=””,”Trống”,”Không Trống”)

Công thức này cho biết IF(D3 không có gì, thì trả về “Trống”, nếu không thì trả về “Không Trống”). Sau đây là ví dụ về phương pháp sử dụng “” rất phổ biến để ngăn công thức tính toán xem một ô phụ thuộc có trống không:

  • =IF(D3=””,””,Công_thức_của_Bạn())

IF(D3 không có gì, thì không trả về kết quả gì, nếu không thì tính toán công thức của bạn).

Ví dụ về hàm IF lồng nhau

Trong khi hàm IF đơn giản chỉ có hai kết quả (True hoặc False) thì hàm IF lồng nhau lại có thể có từ 3 đến 64 kết quả.

  • =IF(D2=1;”CÓ”;IF(D2=2;”Không”;”Có thể”))

Trong hình minh họa ở trên, công thức ở ô E2 cho biết: IF(D2 bằng 1 thì trả về “Có”, nếu không thì IF(D2 bằng 2 thì trả về “Không”, nếu không thì trả về “Có thể”)). Lưu ý rằng có hai dấu đóng ngoặc tròn ở cuối công thức. Cần có hai dấu đóng ngoặc tròn này để hoàn thiện cả hai hàm IF và nếu bạn tìm cách nhập công thức mà không có cả hai dấu đóng ngoặc tròn, Excel sẽ cố gắng sửa cho bạn.

Cảnh báo

  • Dù Excel cho phép bạn lồng đến 64 hàm IF khác nhau thì bạn cũng không nên làm như vậy. Tại sao?
  • Nhiều câu lệnh IF sẽ yêu cầu suy nghĩ rất lâu để xây dựng câu lệnh chính xác và đảm bảo rằng lô-gic của câu lệnh có thể tính toán chính xác qua từng điều kiện mãi cho đến cuối cùng. Nếu bạn không lồng các câu lệnh IF chính xác 100%, khả năng 75% là công thức có thể hoạt động được, nhưng 25% sẽ trả về kết quả không mong muốn. Rất tiếc, khả năng bạn tìm ra nguyên nhân của 25% đó rất nhỏ.
  • Nhiều câu lệnh IF có thể rất khó để duy trì, đặc biệt là khi bạn quay lại sau một thời gian và cố gắng tìm hiểu điều mà bạn, hoặc tệ hơn là một người khác, đã cố gắng thực hiện.
  • Nhiều câu lệnh IF đòi hỏi nhiều dấu mở ngoặc và đóng ngoặc tròn (), có thể sẽ khó quản lý tùy thuộc vào mức độ phức tạp của công thức bạn tạo.

Sự cố thường gặp khi sử dụng hàm if trong excel

Chia sẻ

Leave a Reply

wpDiscuz